ISO 심사원의 뇌 구조를 확인하고 각각에 따른 심사 응대 방식을 설명하는 글입니다.
인증 심사에서 무엇을 기대할 것인가?
"만약 심사위원이 무슨생각을 하는지 이해한다면, 스트레스를 조금더 받지 않을까?"
심사위원의 뇌는 아래와 같이 8가지로 구분할 수 있습니다.
- KNOWLEDGE
- QUEST
- ANNOYANCE
- HAPPYNESS
- EXPECTATIONS
- PROHIBITED
- AUTHORIZATION
- KNOWLEDGE
Knowlege - 심사원이 어떤 스탠다드에 능한가?
- Fact
- 심사위원은 오직 한개의 스탠다드로 심사를 할 것이다. (ex, ISO 27001)
- 대부분의 심사원들은 여러 ISO 기준에 대한 지식이 있을 것이다.(ISO 9001, ISO 14001,, ISO 20000, etc )
- Tip
- 큰 그림을 그리기 위해 심사위원의 지식과 경험을 활용하라. 각각의 스탠다드는 당신에게 적합할 것이다. 즉, 운영능력이 향상 될 것이다.
Quest - 심사위원은 무엇을 바라는가?
- Fact
- 심사위원은 아래의 사항등을 평가할 것인다.
- 필수 문서를 모두 가지고 있는지
- 활동(activities)과 문서가 스탠다드에 부합하는지
- 수행되고 있는 활동이 문서(정책,지침, 등) 와 부합하는지
- Tip
- 조직내에서 필요하지 않는, 부합하지 않는 정책과 절차를 만들지 마십시오. 또한 개정된 문서는 모든 인원이 자세히 검토할 필요가 있습니다.
ANNOYANCE - 그들은 무엇에 짜증을 느끼는가?
- Fact
- 인증심사원들도 사람이다. 때문에 담당자들이 적극적으로 심사에 임하지 않고, 방어 자세를 취한다면 짜증을 느낄 것이다.
- Tip
- 심사위원의 질문을 회피하지 마세요. (어차피 무엇을 숨기고 있는지 바로 알아차릴 겁니다.)
- 거짓말을 하지마세요. (만약에 거짓말이 발각되면, 당신은 모든 신뢰를 잃게 될것 입니다.)
- 시간을 끌지 마세요. (심사위원을 일부로 이리저리 끌고 다니며 시간을 소모하지 마세요)
Authorization - 인증을 위해 심사위원이 무엇을 하는가?
- Fact
- 심사기간내에, 심사위원은 인증범위 내의 인원들에게 지적을 할 수 있습니다. 또한 어떤 문서도 볼 수 있으며, 조직내의 부지에도 갈 수 있습니다.
- Tip
- 인증범위 내의 모든 인원에게 심사 준비를 하라고 당부해 놓는다. 그리고 범위내 문서를 확실히 검토한다.
PROHIBITED - 심사위원이 못하는 것은 무엇인가?
- Fact
- 심사위원은 담당자들이 불평하지 않을 만한 명백한 증거가 없거나, 문서나 스탠다드의 요구사항에 부합하지 않는 것을 '부적합'으로 지정할 수 없다.
- Tip
- 만약 요구사항에 기재되어 있지 않거나, 애매한 사항을 발견하게 되면, 이 부분에 대해서는 심사위원에게 주장할 합당한 논거를 준비해야 한다.
EXPECTATIONS - 심사위원은 무엇을 기대할 것인가
- Fact
- 인증심사는 초기심사가 끝이 아니다.
- TIP
- 성공적으로 심사를 마친 이후에도, 시스템과 문서를 지속적으로 관리해야 한다. - 심사위원은 다음에 왔을때 이 부분을 유념해서 확인 할 것이다.
HAPPINESS - 심사위원이 어떨때 행복해 하는가?
- Fact
- 원칙적으로 심사위원은 고객사 담당자와 상담(컨설팅) 할 수 없도록 되어 있다. - 즉 현재 직면한 문제의 해결방안에 대해 설명할 수 없다.
- Tip
- 인간관계를 긍정적으로 발전시켜라
- 명확하고 적절게 답변하라
- 문제를 숨기려하지말고 인정하라
- 심사위원의 의견을 물어보라
- 그렇게 한다면, 심사위원은 단순히 부적합 사항을 던져주지는 않을 것이다. (대화도중, 몇몇 부적합 사항에 대한 가이던스를 제공해줄 것이다. 이것은 엄밀히 말하면 컨설팅은 아니다. 하지만 많은 시간을 절약할 수 있다.
